┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

■　近況報告

──────────────────────────────

【サンプル版につき省略】

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

■　ベンチャー企業の経営管理--会計編No.3--

　　　会計業務を定型化する

──────────────────────────────

シリーズ３回目の今回は、会計業務の定型化です。

・経理業務が高コストになっている！

・ブラックボックスになっていて（色んな意味で）怖い！

という経営者へのヒントです。

（会計に関心の無い方は今回は読まず、５月号「派遣社員との付き合い方」に期待してください(^^)）

まず、前回までのおさらいです。

★商売の形が確定しない「創業期」には、損益を気にするPL思考ではなく、現預金残を気にするCF思考でいきましょう

★コイツはいけた！という商売ができたら（「形成期」の始まりです）、損益状況の監視を始めましょう

今回は、、、

「形成期」に確立した商売の拡大再生産をはかる「成長期」の話です。この時期はスタッフも増加し、混沌とした状況になるのが一般的です。

松岡史郎社長とコンサルタント石光達成氏の会話から、会計業務における混沌から脱出するためのヒントを掴んでください。。。。　

・・・・・・・・・・・・

松岡：

「石光さん！一大事です！経理スタッフが辞めると言ってきました。残業続きで、気にはなっていたのですが、、、」

石光：

「スタッフの退職は珍しいことではないですね。にも拘らず松岡社長にとって『一大事』なのは、経理担当者の業務がブラックボックスで、どうなっているか分からないからですね？」

松岡：

「そうなんです。支払ミスが生じて、仕入先に迷惑をかけては大変だし、、、お金のことはあまり分かっていないだけに不安なのです。」

石光：

「松岡社長の会社は総勢２０名ちょっと。この規模の会社では経理担当者が１名で、会計業務がブラックボックスになっているということはよくあることです。でも、

（１）現預金の残高確認

（２）通帳・カード・暗証番号の引継ぎ

（３）未払いの請求書の引継ぎ

の３つだけやっておけば、少々バタバタするものの何とかなるのです。まずは安心してください！」

松岡：

「ほっ。安心しました(^^)」（松岡はアントレプレナーの典型タイプ、楽天家である）

石光：

「さて、そろそろ、御社もブラックボックスになっている会計業務を定型化することで、今回のようなリスクに対応できる体制を整えるタイミングですね。退職に限らず、担当者が急に入院してしまうことだってある訳ですから。」

松岡：

「会計業務の定型化かぁ。。。定型化によって会社が得るメリットは、急な引継ぎに対応できることだと考えれば良いですか？」

石光：

「他にもあります。定型化によるメリットをまとめると３つになります。

　（１）業務コストを低減させます

　（２）急な引継ぎへの対応が可能になります

　（３）不正からスタッフを守ります

担当者レベルの工夫の累積により、継ぎ接ぎで、複雑になってしまった業務を、『絡まった糸をほぐし、もう一度、綺麗に糸巻きに巻いていくように』定型化することで、業務コストはかなり低減します。しかも、整理されたものは、分かりやすいので引継ぎが容易です。引継ぎが容易になると、複数の人で業務を兼務することや、監査が楽になり、不正を防ぎやすくなるのです。」

松岡：

「なるほど。ところで、（３）は『スタッフを守る』のですか？『会社を守る』の間違いじゃないですか？」

石光：

「この言い回しは京セラの稲盛さんの話に出てきたもので、私自身、気に入って使っています。餌を目の前に放置して、それを食べてしまった犬を叱るのでは犬が可愛そうです。出来心を起こさせない会計業務の定型化は、会社を守ると同時にスタッフを守ります。」

松岡：

「良い言葉ですね。では、業務コストの方は我が社の場合どのくらい低減するのですか？」

石光：

「御社であれば、経理担当者の業務量が３０％程度は減少します。また、営業担当者の時間が月間３時間程度、営業アシスタントの方は月間１０時間程度削減できるでしょう。削減される時間に人件費を乗じて、ざっと２５０万円程度が年間でセーブできる勘定です。

これに引継ぎが容易になることと不正回避を加味して、定型化にかかる投資額の妥当性を判断してください。」

松岡：

「分かりました。石光さんの事務所に依頼するかは別にして、定型化のさわりだけ、ちょっと聞かせてくれませんか？」

石光：

「了解です（笑）」

「ＩＴツールとしては、

　（１）市販ソフトウェア（奉行シリーズ、弥生シリーズなど）

　（２）各人が実際に数値を入力するデータベース（アクセスなど）

　（３）銀行とのオンライン処理ツール

の３つが必要になります。

これらは既に御社でも導入されているのですが、それぞれが分断されているため効率が悪いのです。一度インプットされたデータはそのまま利用することが必要です。」

松岡：

「ＥＲＰシステムと一緒ですね？」

　　※ＥＲＰ：http://proactive.jp/special/200312/

石光：

「その通りです！企業規模が小さく、業務が変わりやすいベンチャー企業で、多額の資金をかけて柔軟性の低いＥＲＰを導入することは非現実的です。しかし、市販のものを利用し、繋ぎ目をしっかり作ってあげれば、安価にＥＲＰの発想を実現できるのです。」

松岡：

「どんな手順でやっていけばよいですか？」

石光：

「まずは構築したい業務フローを図に落とす作業です。業務フローとは『誰が、いつ、何を、どうするか？』という業務の関連性です。これに『どうやって』が加わり業務マニュアルになります。」

松岡：

「業務はすべて関連しており切り出しが難しいと思うのですが、どの分野から手をつけたらよいですか？」

石光：

「販売、仕入、振込経費、スタッフ立替経費、給与系、その他、の合計６つの切り口で分けるのが良いでしょう。通常、コスト削減効果が出やすいものは、（１）スタッフ立替経費（２）販売（３）振込経費の３つです。」

松岡：

「期間はどのくらいかかるのでしょうか？」

石光：

「会計業務は月次で回っています。経験的には４〜６回転まわすと大体安定します。つまり半年弱と考えてください。」

松岡：

「ふー。専門的な話で疲れてきました(^^ゞ」

石光：

「今回はかなり盛り沢山の内容だったので最後にまとめましょう。」

　●会計業務の定型化のメリットは、

　（１）業務コストの低減

　（２）急な引継ぎへの対応が容易

　（３）不正の防止

　●定型化のツールは、

　（１）市販会計ソフト（＋販売管理、在庫管理、給与管理ソフトなど）

　（２）データベース（アクセス、ファイルメーカーなどにより設計）

　（３）オンラインバンキング

⇒廉価ＥＲＰ

　●定型化の手順は、

　（１）会計業務フローを図に落として考える　

　（２）６つの切り口で考える

　（３）半年を目標に定型化していく

松岡：

「ありがとうございます。よく分かりました。２００万円でやっていただければ、弊社は１０ヶ月で投資を回収できるのですね？２００万円でこのお仕事を石光さんの事務所に任せます！それより、今日はこのあたりで切り上げビールでも呑みに行きましょう！」

・・・・・・・・・・・・

如何でしたか？

ウィルミッツでは、会計業務の定型化に悩まれている方のお力になれます。お気軽にご相談ください(^^)

さて、次回は「派遣社員との付き合い方」についてのお話です。

次回のメールは新緑生い茂る汗ばむ季節にお届けします。ご期待ください！

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

　　　　　Willmitz　　http://www.willmitz.jp/